Ob Hochzeit, runder Geburtstag oder Konfirmation das Essen und die Location sind das Herzstück jeder Feier. Damit der große Tag kulinarisch und organisatorisch zum Erfolg wird, ist eine gute Absprache mit dem Gastronomen das A und O. Wer frühzeitig plant, feiert entspannter.
Timing: Der frühe Vogel reserviert den Tisch
In beliebten Locations sind Termine für das Frühjahr (Konfirmationen) oder die Sommermonate (Hochzeiten) oft über ein Jahr im Voraus ausgebucht.
Faustregel: Sobald der Termin in der Kirche oder beim Standesamt steht, sollte die Location festgemacht werden.
Tipp: Fragen Sie bei der Reservierung nach einer unverbindlichen Option für 14 Tage, um die Gästezahl grob zu überschlagen.
Das Menü: Buffet oder festliche Tafel?
Die Entscheidung zwischen Buffet und serviertem Menü ist Typsache: Das Buffet ist gesellig, bietet Auswahl für jeden Geschmack und lockert die Stimmung auf. Das Menü wirkt eleganter und sorgt für Ruhe am Tisch, da niemand aufstehen muss.
Wichtig: Klären Sie im Vorfeld unbedingt Unverträglichkeiten der Gäste sowie vegetarische oder vegane Optionen ab. Viele Gastronomen bieten heute für jeden Gast eine vollwertige Alternative.
Detail-Absprachen: Nichts dem Zufall überlassen
Etwa vier bis sechs Wochen vor dem Fest folgt das Detailgespräch. Folgende Punkte sollten Sie auf Ihrer Checkliste haben:
Getränkepauschale vs. Einzelabrechnung: Pauschalen bieten Budgetsicherheit; die Einzelabrechnung ist oft fairer, wenn die Gäste eher wenig trinken.
Tischordnung & Deko: Wer stellt die Blumen? Dürfen Kerzen angezündet werden? Wann können Sie oder der Florist in den Raum, um zu dekorieren?
Zeitplan: Wann soll der Sektempfang beginnen? Wann wird die Torte angeschnitten? Ein grober Ablaufplan hilft dem Service-Team, die Küche perfekt zu steuern.
Die„versteckten“ Kosten klären
Vermeiden Sie Überraschungen bei der Endabrechnung, indem Sie diese Punkte vorab schriftlich fixieren:
Korkgeld: Falls Sie eigenen Wein oder Sekt mitbringen möchten.
Tellergeld: Wenn die Torte vom Lieblingskonditor geliefert und im Restaurant serviert wird.
Personalzuschläge: Fallen ab einer bestimmten Uhrzeit (z. B. nach Mitternacht) Nachtzuschläge für das Personal an?
Profi-Tipp: Vereinbaren Sie einen Termin für ein „Probeessen“. So gewinnen Sie Vertrauen in die Qualität der Küche und können die Weinauswahl vor Ort abstimmen. msl
Checkliste für das Restaurant-Gespräch
• Exakte Personenanzahl (inkl. Kinderstühle?)
• Menüfolge oder Buffet-Themen
• Liste von Allergien/besonderen Ernährungsformen
• Zeitpunkt für den Aufbau der Dekoration
• Abstellfläche für Geschenke
• Technik-Check (Mikrofon für Reden, Beamer für Fotos?)
