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Neuland für Politiker : Vorlagen – am besten per E-Mail

vom
Aus der Redaktion des Stormarner Tageblatt

In Steinburg wird mit Gemeindevertretern über Zusendung von Einladungen und Sitzungsunterlagen diskutiert

shz.de von
erstellt am 12.Sep.2013 | 13:00 Uhr

Vor jeder Sitzung der Gemeindevertretung oder eines Ausschusses bekommen die Kommunalpolitiker neben der Einladung eine Ladung an Unterlagen. Steinburgs Bürgermeisterin Heidi Hack (ABiS) möchte die Papierflut jetzt eindämmen und die Vorlagen den Politikern per E-Mail zukommen lassen. „Es bedarf nicht immer alles der Papierform“, so Heidi Hack.

In der Gemeindevertretung wurde jüngst darüber diskutiert. „Die Meinung war zwiegespalten“, so die Steinburger Bürgermeisterin. Es stellte sich zudem heraus, dass nicht alle der Kommunalpolitiker per Mail zu erreichen sind. „Wer seine Einladung und die Unterlagen weiterhin in Papierform haben möchte, der wird sie auch so zugesendet bekommen“, sagte Heidi Hack. Acht Gemeindevertreter hätten sich dafür entschieden, künftig alles über die Datenautobahn zugesendet zu bekommen. „Es läuft alles auf freiwilliger Basis“, so Heidi Hack. Jeder Gemeindevertreter müsse für sich entscheiden, wie er künftig Einladungen und Unterlagen erhalten möchte.

Seitens des Amtes ist es machbar, den Kommunalpolitikern die Einladungen und Unterlagen per E-Mail zuzusenden. „Da aber auch vertrauliche Unterlagen mit dabei sind, muss gewährleistet sein, dass nur der Gemeindevertreter Zugriff auf das entsprechende Mailpostfach hat“, so Steffen Mielczarek, Verwaltungsleiter im Amt Bad Oldesloe-Land. Das müssten die Politiker schriftlich versichern. Ein entsprechendes Schreiben werde ihnen zugesendet. Wie groß die Entlastung für die Amtsmitarbeiter sein werde, müsse sich zeigen. Die Einladungen und Unterlagen müssten zwar nicht mehr kopiert, aber dafür eingescannt werden. „Allerdings werden wir einiges an Papier sparen“, so Mielczarek. Gerade bei den teils über 100 Seiten dicken Haushaltsplänen, die an jeden Gemeindevertreter verschickt werden, werde sich das bemerkbar machen.

Der Verwaltungsleiter favorisiert für die Zukunft aber ein Rat-Informationssystem, wie es in einigen Städten und Ämtern Stormarn bereitrs installiert ist. Dort können die Bürger und Politiker über die Homepage auf Sitzungseinladungen und Protokolle zugreifen. Über einen gesicherten und verschlüsselten Zugang kommen Gemeindevertreter auch an vertrauliche Sitzungsvorlagen heran, die nicht für die Allgemeinheit zugänglich sind.




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