Kappeln : Quo vadis, Verwaltung?

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Die Organisationsanalyse des Rathauses legte ein paar gravierende Schwächen offen – wie die jetzt fast vollständige Veröffentlichung zeigt.

shz.de von
27. Januar 2018, 07:30 Uhr

Das Papier ist knapp drei Jahre alt. Und bislang lag der Öffentlichkeit nur ein Bruchteil der Unterlagen vor. Für die nächste Sitzung der Stadtvertreter allerdings hat das Rathaus fast die vollständige Organisationsanalyse der Stadtverwaltung (mit Ausnahme der Stellenbemessung) ins Netz gestellt, für jeden einsehbar. 240 Seiten, die interne Strukturen und Abläufe darlegen, Zahlen und Grafiken zeigen, einzelne Fachbereiche aufschlüsseln und schließlich die bekannten 72 Handlungsempfehlungen aussprechen, die zur Optimierung der Verwaltung beitragen sollen. Anlass für diesen Schritt ist ein Antrag der Politik. Die SPD-Fraktion möchte einen aktuellen Stand zur Umsetzung dieser Handlungsempfehlungen hören – „und das“, sagte der Büroleitende Beamte Jörg Exner, „können wir nur diskutieren, wenn alles auf dem Tisch liegt“. Der Veröffentlichung sei ein Gespräch mit dem Bürgermeister vorausgegangen.

Wer sich die Mühe macht und sich durch die 240 Seiten kämpft, der stößt mitunter auf ein Bild, das die Analyse vom Rathaus zeichnet, das – zumindest im Jahr 2015 – eines ist, das weh tut. Ein paar Beispiele: Arbeitsklima. Die Rathaus-Mitarbeiter sollten anonym ihr Urteil dazu abgeben. Keiner entschied sich für „sehr gut“, 26,5 Prozent entschieden sich für „gut“, die Hälfte gab an „teils, teils“, 20,6 Prozent urteilten „schlecht“. Der Verfasser der Analyse, die Organisations- und Managementberatung GmbH, nennt das „kein befriedigendes Stimmungsbild“. In ergänzenden Gesprächen sei mehrfach eine „mangelnde Kommunikation und Information innerhalb der Verwaltung“ als Ursache genannt worden.

Und tatsächlich belegen die Werte zu eben diesem Thema ein Missverhältnis. Die Frage nach dem Informationsfluss in der Verwaltung beantwortete kein Mitarbeiter mit „sehr gut“, für knapp sechs Prozent war der Informationsfluss „gut“, für 44,1 Prozent funktionierte er „teils, teils“, für 41,2 Prozent „schlecht“. Das Urteil der Organisations- und Managementberatung GmbH fiel deutlich aus: „Sehr bedenklich“ sei das Befragungsergebnis, zumal es sich bei der Größe der Verwaltung um eine überschaubare handle.

Beispiel drei: Führungskompetenz des direkten Vorgesetzten. Auch dort ein eindeutiges Stimmungsbild mit 32,4 Prozent „teils, teils“ und 41,2 Prozent „schlecht“, immerhin 2,9 Prozent „sehr gut“. Das Fazit fällt wenig überraschend aus: „Erhebliche Problemlagen“, die „zweifelsohne Handlungsbedarf“ auslösen, ebenso eine „fundierte Ursachenforschung“.

Natürlich fällt das Urteil nicht bei allen 72 Handlungsfeldern derart negativ aus. Und klar ist auch: Die Organisationsanalyse spiegelt den Stand von 2015. Aus dem Rathaus war jüngst von verschiedenen Stellen zu hören, dass sich mittlerweile beispielsweise der Informationsaustausch untereinander verbessert habe. Von sogenannten Fachbereichsleiterrunden werden Protokolle verfasst, die anschließend zirkulieren. Gleichzeitig war auch zu hören, dass sich immer noch nicht alles dahingehend verändert habe, dass man zufrieden sein könne. Von Juni 2015 bis Januar 2016 haben 23 Sitzungen einer Lenkungsgruppe stattgefunden, die die Umsetzung der Optimierungsvorschläge begleiten sollte. Zu Beginn war dort auch die Politik vertreten, zum Schluss blieben die Treffen verwaltungsintern. Wie förderlich diese Entscheidung der Verwaltung gewesen ist, ist fraglich. Immerhin ist für die Umsetzung manchen Optimierungsvorschlags ein politischer Beschluss erforderlich.

Aber es gibt auch Positives: So kritisierte die Organisationsanalyse 2015, dass von sechs Führungspositionen in der Stadtverwaltung nur eine mit einer Frau besetzt war. Im Jahr 2018 ist das Verhältnis ausgewogen: drei Frauen und drei Männer.

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