Wilstermarsch : Ein digitaler Aktenschrank

Ist beim Amt Wilstermarsch ausschließlich für die Digitalisierung zuständig: Nina Stücker.
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Ist beim Amt Wilstermarsch ausschließlich für die Digitalisierung zuständig: Nina Stücker.

Amtsverwaltung läutet endgültig den Verzicht aufs Papier ein. Nina Stücker kümmert sich um die Umsetzung.

shz.de von
27. Juli 2018, 05:00 Uhr

Während Karin Schröder noch das auf Papier geschriebene oder gedruckte Gedächtnis der Wilstermarsch hütet (wir berichteten), hat die Zukunft in der Amtsverwaltung schon begonnen. Mit Nina Stücker gibt es dort jetzt eine Mitarbeiterin, die sich ausschließlich um die Digitalisierung der amtlichen Abläufe kümmern.

Die gelernte Verwaltungsfachwirtin besetzt derzeit zwar nur eine Viertelstelle. In dieser Zeit leitet sie aber eine eigens gebildete Projektgruppe, bereitet ihre Kolleginnen und Kollegen auf den am Ende totalen Verzicht auf Papier vor. Das Zauberwort heißt Dokumentenmanagementsystem. „Eigentlich sind es ganz einfache Abläufe, nur mit grundlegenden Änderungen“, bringt Nina Stücker die Aufgabe auf den Punkt und fügt erklärend hinzu: „Am Ende muss man sich das wie einen großen Aktenschrank vorstellen, nur dass der eben in einem Rechner steckt.“

Klingt einfach, bedarf aber langwieriger Vorbereitungen. Das fängt schon mit den Ablagefristen an. So müssen Daten im Standesamt auch nach 8o Jahren noch abrufbar sein. Gleichzeitig muss alles so eingestellt werden, dass wichtige Informationen nicht etwa im digitalen Niemandsland verschwinden. Ohnehin landet die ganze Datenflut nicht irgendwo im Keller oder – wie bisher – auf dem Dachboden des Verwaltungsbebäudes am Kohlmarkt. In Zusammenarbeit mit dem Dienstleister Dataport wird alles zentral abgespeichert und das auch möglichst noch sicher vor Zugriffen aller Art.

Während die Datenverarbeitung von Natur aus eigentlich in Lichtgeschwindigkeit vonstatten geht, dauert die komplette Umstellung im Amt einige Jahre. Nina Stücker rechnet mit zwei bis drei Jahren. „Wir machen das alles Step by Step.“

„Der Bürger wird davon erst einmal nicht viel merken“, sagt Leitender Verwaltungsbeamter Heiko Wiese. Der vieldiskutierte generelle Online-Zugang zum Amt werde erst der übernächste Schritt sein. In einer Testphase kann man aber schon jetzt seinen Hund online an- oder abmelden. „Ab nächstem Jahr werden wir auch Rechnungen zum Beispiel von Handwerkern online annehmen und gleich verarbeiten können.“ Das wird dann allerdings auch per Gesetz so vorgeschrieben.

Immerhin: Das Amt Wilstermarsch sei kreisweit die erste Amtsverwaltung, die ein Dokumentenmanagementsystem anschiebe. „Die anderen sitzen aber auch alle in den Startlöchern“, weiß Nina Stücker.

Große Einsparungen erwartet Heiko Wiese mit der kompletten Digitalisierung allerdings nicht. Und auch für die Mitarbeiter bringe es keinen unmittelbaren Zeitgewinn: „Die Arbeit ist ja die gleiche.“ Auch sei es weniger eine technische als eine organisatorische Herausforderung. „Es wird einmal ein großes Umdenken geben.“

Immerhin: Es wird auch einiges an Papier eingespart, das meiste übrigens bei der Arbeit für die Gemeindevertreter. Vor allem zum Jahresende, wenn die Haushaltspläne auf der Tagesordung stehen, laufe der Kopierer heiß. Eigentlich sollten in diesem Sommer alle Gemeinderäte auf Tablet umgestellt werden. Die Kommunalaufsicht in Kiel hatte allerdings Bedenken, weil deren Anschaffung aus der Amtskasse subventioniert werden sollte. Das Thema liegt daher erst einmal auf Eis.

Ohnehin geht Heiko Wiese davon aus, dass die Zukunft nicht rein digital wird. „Das persönliche Wort wird aber auch weiterhin wichtig bleiben.“ Außerdem werde es eine Reihe von Vorgängen als Hybrid-Akte geben: halb Papier, halb digital. Verändern wird sich die Arbeit dennoch. Nina Stücker: „Die Amtsmitarbeiter werden künftig ihren Aktenschrank überall mit dabei haben können.“ Offen bleibt, wie schnell die Bevölkerung sich umstellt. Schon jetzt eröffne die neueste Version des Personalausweises eine Reihe von Möglichkeiten, die aber noch gar nicht genutzt werden.

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