Papierlose Verwaltung : Amt startet digitale Offensive

Bislang sind nur die Mitarbeiter der Amtsverwaltung und die Bürgermeister – hier Matthias Block (l.) und Manfred Boll (im Vordergrund) bei einer Sitzung in Nortorf – mit I-Pads ausgestattet. In der neuen Legislaturperiode sollen alle Gemeindevertreter online arbeiten.
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Bislang sind nur die Mitarbeiter der Amtsverwaltung und die Bürgermeister – hier Matthias Block (l.) und Manfred Boll (im Vordergrund) bei einer Sitzung in Nortorf – mit I-Pads ausgestattet. In der neuen Legislaturperiode sollen alle Gemeindevertreter online arbeiten.

Nach der Kommunalwahl gibt es I-Pads für alle 180 Gemeindevertreter. Die Verwaltung stellt auf elektronische Aktenordner um.

shz.de von
28. Dezember 2017, 05:05 Uhr

Während jetzt immer mehr Gemeinden in der Wilstermarsch an das Glasfasernetz angeschlossen werden, startet auch das Amt für Kommunalpolitik und für die Verwaltung eine digitale Offensive. Mit Beginn der neuen Legislaturperiode nach der Kommunalwahl am 6. Mai sollen möglichst alle rund 180 Mitglieder der Gemeindevertretungen mit I-Pads ausgestattet werden. Bei konsequenter Umsetzung würden die Sitzungen dann weitgehend papierlos ablaufen.

In einer Testphase waren zunächst lediglich die Bürgermeister mit dem digitalen Hilfsmittel ausgestattet worden. Bislang, so hieß es zuletzt im Verwaltungsbeirat des Amtes, habe es keine negativen Rückmeldungen gegeben. Um allen Kommunalpolitikern den Umgang mit moderner Kommunikationstechnik schmackhaft zu machen, soll es für die Anschaffung persönlicher I-Pads jeweils einmalig 250 Euro Zuschuss geben. Um möglichst günstig an die Geräte zu kommen, ist eine Sammelbestellung vorgesehen. Im Amt rechnet man bei einem Stückpreis von knapp 400 Euro mit Gesamtkosten von bis zu 45 000 Euro.

„Digital wird ja immer mehr“, sieht Amtsvorsteher Helmut Sievers, dass am Zug der Zeit auch für die Kommunalpolitiker kein Weg vorbeigeht. Er betonte allerdings auch, dass die Umstellung grundsätzlich auf freiwilliger Basis erfolgen solle. Entsprechende Beratungen werde es dann in den neu gewählten Gremien geben. In der Verwaltung erhofft man sich insbesondere einen spürbar reduzierten Ressourcenverbrauch vor allem beim Kopier- und beim Portoaufwand.

Spannend ist allerdings die Frage, wie man mit Kleinstgemeinden umgehen soll. In den dortigen Gemeindeversammlungen sind alle Bürger bei Sitzungen stimmberechtigt und müssten so den uneingeschränkten Zugang zu allen Unterlagen bekommen. „Wir werden das wohl an die Wand werfen“, kündigt Büttels Bürgermeister Kurt Friedrichs an. In Aebtissinwisch, so Bürgermeisterin Regina Kraft, werde es I-Pads voraussichtlich nur für sie selbst und für ihre Stellvertreterin geben. „Wenn es für jeden Einwohner eines gibt, kommen auch die, die sonst nie kommen – aber nur einmal“, befürchtet die Bürgermeisterin.

Beim Umgang mit den kommunalen I-Pads will im Zweifel die Verwaltung hilfreich zur Seite stehen. Das könnte auch nötig werden. Zum einen wird an den jeweiligen Sitzungsorten ein Zugang zum Netz gebraucht. Zum anderen wurde bei Sitzungen auf Amtsebene deutlich, dass das Aufstöbern von Sitzungsvorlagen via Ipad nicht immer ohne Hürden ist.

Parallel zur papierlosen Gremienarbeiten will die Verwaltung ihre eigene Arbeit umfassend digitalisieren. Stichwort: Dokumenten-Management-System. Mit anderen Worten: der elektronische Aktenordner. Damit will die Verwaltung vor allem die internen Abläufe deutlich verbessern und beschleunigen. So können Unterlagen leichter wiedergefunden und archiviert werden. Doppelarbeit und Doppelablage würden verhindert, Speicherplatzkosten gespart und sämtliche Veränderungen leichter protokolliert werden. Auch geht die Verwaltung von künftig weiteren Anforderungen des Gesetzgebers und steigenden Ansprüchen der Bürger nach digitalen Zugängen zu Verwaltungsdienstleistungen aus.

„Es ist ein großes Projekt, eine große Umstellung, und es betrifft uns in allen Lebensbereichen“, kündigt Leitender Verwaltungsbeamter Heiko Wiese einen ziemlich radikalen Umbruch der Verwaltungsarbeit an. Im neuen Jahr soll dafür eine Projektgruppe mit Vertretern aus allen Amtsbereichen gebildet werden. Zusätzlich gab es von den zuständigen Gremien auch grünes Licht für die Einrichtung einer Stelle für die Projektleitung, die sich an zehn Wochenstunden ausschließlich mit der digitalen Umstellung befassen soll. Zum Nulltarif ist die papierlose Verwaltung allerdings nicht zu haben. Das Amt kalkuliert in 2018 mit einmaligen Beschaffungs-, Einrichtungs- und Schulungskosten in Höhe von 30 000 Euro. Hinzu kommen Lizenz- und Supportkosten von 10 000 Euro, wobei in den Folgejahren mit Steigerungen auf 15 000 Euro gerechnet wird. Wohl mit Blick auf die langfristigen Ausgaben hakte St. Margarethens Bürgermeister Volker Bolten gleich nach, ob künftig auch mit weniger Personal in der Verwaltung gerechnet werde. Heiko Wiese machte hier allerdings wenig Hoffnung: „Das würde ich nicht versprechen. Wir werden mit dem neuen System wohl keine Personalressourcen einsparen.“

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