Digitaler Sitzungsdienst : Papier hat endgültig ausgedient

Bei ihm laufen die digitalen Fäden zusammen: Frank Brinkmann hat in seinem Büro im Rathaus alle Geräte im Blick.
Bei ihm laufen die digitalen Fäden zusammen: Frank Brinkmann hat in seinem Büro im Rathaus alle Geräte im Blick.

Nach einer fünfmonatigen Übergangsphase hat die Stadt Husum ihren Sitzungsdienst endgültig digitalisiert. Die IT-Abteilung im Rathaus kümmert sich um 72 iPads.

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23. Januar 2015, 13:00 Uhr

Bei Adam und Eva im Paradies war der Apfel noch die Frucht vom Baum der Erkenntnis. Im Rathaus ist vor Monaten auch eine Erkenntnis gereift: Man nehme einen Schwung elektronischer Geräte mit aufgedrucktem Apfel – in Form von iPads – und entziehe damit künftigen Papierbergen die Existenzgrundlage. Allerdings zunächst mal nur auf dem Papier, denn erst wenn das technische Feld professionell bestellt ist, lässt sich die Ernte einfahren.

Für den neuen Acker namens digitaler Sitzungsdienst ist die IT-Abteilung der Verwaltung zuständig. Und das Team um Leiter Frank Brinkmann hat in den vergangenen Wochen ganze Arbeit geleistet. Fünf Mitarbeiter und zwei Auszubildende kümmern sich bereits um 500 Personalcomputer, die im Rathaus, in den Schulen und anderen städtischen Außenstellen (wie im Kinder- und Jugendforum BISS) stehen – und neuerdings auch noch um 72 Tablets.

68 dieser Geräte hatte der Schleswig-Holsteinische Zeitungsverlag (sh:z) im vergangenen Sommer geliefert – inklusive Digital-Abo. Ausgestattet wurden damit neben allen Stadtvertretern und bürgerlichen Fraktions-Mitgliedern der Behindertenbeauftragte und der Seniorenbeirat. Außerdem im Rathaus die Amtsleitungen, der Personalrat, die Gleichstellungsbeauftrage und die im Sitzungsdienst tätigen Protokollführer. „Mittlerweile haben wir vier iPads nachbestellt, weil es zusätzlichen Bedarf gibt“, sagt Brinkmann. Im Klartext: Die Ursprungsidee, die Geräte für die Protokollanten untereinander weiterzugeben, hat sich nicht als praktikabel erwiesen – bei der Niederschrift von Sitzungen kommt manch einer nicht nach. Nach einer fünfmonatigen Übergangsphase, in der parallel noch mit Papier-Unterlagen Kommunalpolitik betrieben wurde, gilt der Weg ins digitale Zeitalter im Rathaus nunmehr offiziell als abgeschlossen – ganz im Sinne von Hauptamtsleitern Ira Rössel, die bei der Umstellung als treibende Kraft wirkte.

Bevor die mobile Technik am 29. August ausgehändigt wurde, hatte Brinkmanns Abteilung acht Wochen lang sämtliche Tablets vorkonfiguriert. Überall wurde die Sitzungsdienst-App Mandatos aufgespielt, mit der die Verwaltung seit 2001 arbeitet. Dadurch kommt jeder Kommunalpolitiker, der dazu auch eine eigene E-Mail-Adresse nach dem Muster Vorname.Nachname@ husum.de erhalten hat, sofort an alle Unterlagen, ohne auf die öffentlich zugängliche Internetadresse www.husum.de zugreifen zu müssen. Vorteil: Hat er den Zugang einmal online geöffnet, lässt sich mit der Tagesordnung und den Anlagen auch offline arbeiten – also ebenso an Tagungsorten, die außerhalb der Reichweite der zwölf im Rathaus verteilten Wireless Access Points liegen, die für ein flächendeckendes WLAN im ganzen Haus sorgen. Ein solcher, auch Basisstation genannter drahtloser Zugangspunkt steht – mit vier speziell ausgerichteten Antennen versehen – zum Beispiel in Brinkmanns Büro, in dem alle digitalen Fäden zusammenlaufen.

Auf dem Access Point befindet sich eine andere kleine Kunststoffbox: ein sogeannter VPN-Router – wobei die drei abgekürzten Buchstaben für „Virtual Private Network“ (virtuelles privates Netzwerk) stehen. 16 dieser Router sind im Rathaus, in den Schulen und anderen städtischen Außenstellen verteilt und miteinander verbunden. Zwei von ihnen finden sich im Serverraum, in dem eine an der Decke hängende Klimaanlage permanent für 25 Grad Celsius sorgt. Sollte die Temperatur in dem videoüberwachten Rechenzentrum auf 28 Grad steigen, schickt ein analoges Telefon automatisch einen Alarm auf Brinkmanns Handy. „Das ist schon mal passiert – Grund war der Ausfall der Klimaanlage“, erzählt der 50-Jährige.

Die digitalen Endgeräte sind allesamt an die Stadt angebunden, die Profilverwaltung läuft über die IT. Der Chef kümmert sich vorwiegend um die Vernetzung und Wartung der Tablets: „Bei 72 iPads ist eigentlich immer etwas. Dabei lassen sich in der Regel neun von zehn Fällen am Telefon klären“, so Brinkmann. Zum Beispiel, wenn sich bei einem Stadtvertreter mal eben das System aufhängt – „Profil löschen, neu aufspielen, dann läuft es wieder“! Oder wenn ein Ausschussmitglied plötzlich keine E-Mails mehr verschicken kann. Die IT regelt das.

Bei der Sicherung und Verwaltung der Geräte hilft eine Software namens AirWatch. Mit dieser Technik hat sich Sönke Lorenzen ein halbes Jahr lang vertraut gemacht. Sollte jemand einmal sein iPad irgendwo vergessen, kann er es aus der Ferne unter anderem komplett löschen. Oder er ortet ein verloren gegangenes Tablet – natürlich nur im Beisein desjenigen, der es vermisst. Von Rechts wegen.

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