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Flensburger Tageblatt

24. August 2017 | 05:43 Uhr

Flensburg Digital : Das Rathaus ohne Papier

vom
Aus der Redaktion des Flensburger Tageblatts

E-Government: Oberbürgermeisterin Simone Lange setzt auf die digitale Amtsführung und möchte alle auf dem Weg dahin mitnehmen

17,5 Millionen Blatt Papier wurden im Flensburger Rathaus 2013 gekauft, bedruckt, gelocht, abgeheftet, hin und her getragen, mit Notizen bekritzelt, archiviert oder weggeworfen. In den Folgejahren dürften es schon weniger geworden sein, und das Ziel ist, wenn nicht Null, so doch Papier im Alltag der Stadtverwaltung immer weiter zu reduzieren. Die nicht mehr ganz so neue Oberbürgermeisterin ist Vorreiterin auf dem Weg zum papierlosen Rathaus; ihr Schreibtisch sieht übersichtlich aus, die wandhohen Schränke, die einer ihrer Vorgänger hat einbauen lassen, sind weitgehend leer.

„Es gibt zum Teil noch eine große Hemmschwelle“, hat Simone Lange festgestellt. Auf dem Weg zum „E-Government“ nach innen und nach außen müsse und werde man die Kollegen im Rathaus mitnehmen. Der erste Schritt sei das papierarme Rathaus.

Der Kampf gegen die Papiermassen, ohne die bis in die Gegenwart hinein eine Verwaltung einfach nicht sein kann, ist kein Selbstzweck. Der Umweltschutzgedanke liegt auf der Hand: Geht der Papierverbrauch zurück, werden natürliche Ressourcen geschont. Doch es gibt eine Reihe weiterer Gründe für den Trend zur papierlosen Verwaltung: „Ich muss keine Akten mehr durchs Rathaus tragen, wenn ich zu einer Besprechung gehe“, sagt Lange pragmatisch. Wenn sie mal zu einem Termin nach Berlin fährt, kann sie in der Bahn arbeiten – und hat die „Akten“ in ihrem Notebook. Natürlich nur die, die nicht sensibel sind und mit dürfen. So ist das Thema Datenschutz auf der E-Government-Reise ein ganz zentraler Punkt.

Für die Umsetzung ist Maria-Theresia Schlütter zuständig, Leiterin des Fachbereichs Zentrale Dienste. Sie berichtet, dass 2016 eine große Zahl an Mitarbeitern, die bereits papierlos arbeiten, dazu gekommen seien. Viele, die damit anfangen, seien begeistert, sagt sie. Nie müsse man Akten suchen oder holen, immer sei alles auf dem neuesten Stand. Mitarbeiter mehrerer Abteilungen können auf ein und dieselbe Akte zugreifen. Man müsse keine Akten durch die Stadt fahren, zum Beispiel zu den Schulen oder zum TBZ. Schlütter: „Das spart letztlich auch Treibstoff.“ Es sei vergleichsweise einfach, auf alte Datenbestände zuzugreifen, sofern sie digital vorhanden sind. Und nicht zuletzt brauche man weniger Platz für die Archivierung.

Die Ratsversammlung geht mit gutem Beispiel voran. Die Ehrenamtler in den Fraktionen laufen nicht mehr mit Papierstapeln unterm Arm über Rathaus-Flure, sondern klappen ein Netbook auf oder drapieren ein Tablet auf dem Schreibtisch. Nur ganz selten flattert mal eine Tischvorlage in Papierform in die Sitzung.

Auch mit dem Bürger wolle man zunehmend papierfrei kommunizieren, kündigt die OB an. Schon heute gebe es 20 Verfahren, die online möglich sind; weitere werden folgen.

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erstellt am 24.Apr.2017 | 06:10 Uhr

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