Akten für die Ewigkeit

Nehmen die Akten genau unter die Lupe: Wiebke Penholz, Peter Köhnke und Udo Holtz.
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Nehmen die Akten genau unter die Lupe: Wiebke Penholz, Peter Köhnke und Udo Holtz.

Archiv Im Keller der Weißen Villa lagern Akten aus der Verwaltung – vieles wird aussortiert, aber es finden sich auch wahre Schätze

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11. März 2017, 00:00 Uhr

Tausende von Akten laufen zurzeit jedes Jahr beim Stadtarchiv auf. Seiten über Seiten Fallakten und Unterlagen, die die Fachämter im Rathaus aussortiert haben und deren Sperrfristen abgelaufen sind. Landet ein Kasten voller Akten im Keller der Weißen Villa, ist es die Aufgabe von Archiv-Mitarbeiter Udo Holtz, zu entscheiden, was für die Ewigkeit aufbewahrt wird und was in den Schredder wandert.

„Wir archivieren etwa fünf Prozent der Akten, die die Stadt uns schickt“, erklärt Holtz. Im Moment bekommt das Archiv besonders viele Akten, denn mit Blick auf den Rathaus-Neubau soll das Akten-Archiv im Rathaus um 30 Prozent reduziert werden. Aber auch das Stadtarchiv hat keine unbegrenzten Kapazitäten. „2014 haben wir einmal rund 10  000 Sozialhilfe-Fallakten auf einmal bekommen. Davon haben wir gerade einmal zwei Prozent übernehmen können“, sagt Archiv-Leiter Peter Köhnke.

Doch nach welchen Gesichtspunkten entscheiden die Archiv-Mitarbeiter? Peter Köhnke erklärt das anhand von drei großen Aktenkisten, die ihm gerade Wiebke Penholz, Sachgebietsleiterin für Schule und Sport in der Stadtverwaltung, übergeben hat. Ein Großteil der 100 Akten ist nutzlos für das Archiv, darunter befinden sich zahlreiche Vorbereitungsdokumente für die Haushaltsberatungen, deren Inhalt ohnehin in den Haushalt eingeflossen ist. Dagegen sind zwei Dokumente richtige Schätze für Peter Köhnke: „Da sind Sportlerehrungen für Michael Stich und Herbert Blöcker dabei, die nehme ich auf jeden Fall.“

Wenn also ein Historiker beispielsweise in hundert Jahren über Michael Stich und sein Wirken in Elmshorn recherchiert, wird er im Stadtarchiv fündig. Damit die Akte nicht in den 480 Metern Regalfläche auf Nimmerwiedersehen verschwindet oder Schaden nimmt, wird sie von Udo Holtz sorgfältig aufbereitet. Er verzeichnet die Akte mit einer Registrierungsnummer, einer kurzen Inhaltsangabe und Schlagworten für eine spätere Suche im Archivsystem. Anschließend nimmt er aus der Akte alles Metall, wie etwa Heftklammern, heraus, damit das Papier durch den Rost nicht angegriffen wird, und legt die Papiere in eine Archivmappe. Diese weist einen speziellen Säurewert auf, der die Dokumente schont. Anschließend erhält die Mappe einen Platz in einem Archivkarton im großen Rollregal-System im Magazin.

Natürlich lagern im Stadtarchiv nicht nur Akten, hier gibt es unter anderem auch Tausende historische Fotos, alte Urkunden und fast alle Ausgaben der Elmshorner Nachrichten. Unter anderem verstecken sich dort so spannende Fundstücke wie das Logbuch eines Walfängers aus dem Jahr 1869 oder auch die älteste Archivalie Elmshorns, ein Mitteilungsblatt aus dem Jahr 1761. Doch die Verwahrung der Akten ist eine der Hauptaufgaben des Archivs.

Auch heute werden alte Akten immer mal wieder angefordert, vor allem von Ahnenforschern, aber auch zum Beispiel von Verwaltungsmitarbeitern, die sich etwa über den Ablauf des Architektenwettbewerbs beim Bau des heutigen Rathauses informieren wollten. „Schon damals war der südliche Buttermarkt als Standort im Gespräch“, erinnert sich Holtz.

Die älteste Akte im Archiv stammt von 1874. Der damalige Amtsgerichtssekretär Carstens, später Gründer der berühmten gleichnamigen Steingutfabrik, wurde aus seinem Amt entlassen – wegen zu linker Gesinnung.

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