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Office Word & Co. : Wie Tastenkürzel die Arbeit erleichtern

vom
Aus der Redaktion des Flensburger Tageblatts

Das Grundprinzip von Textverarbeitungsprogrammen ist kinderleicht, die Bedienung der verschiedenen Office-Suiten ähnelt sich. Einige kleine Tricks und Tastenkombinationen erleichtern die Arbeit enorm.

Flensburg/Münster | Eine Zeile in Word beginnt mit einem Bindestrich, man beendet die Zeile mit „Enter“, und schon beginnt die nächste mit einem neuen Strich. Und wie macht man das jetzt weg? Eigentlich ist die Arbeit mit Textverarbeitungsprogrammen ziemlich einfach – zumindest die Grundfunktionen. Kennt man kleine Tricks und Tastenkombinationen, erleichtert das die Arbeit enorm. „Mit Word kann jeder nach zehn Minuten einen Brief schreiben“, sagt EDV-Trainer Rainer Greiwing aus Münster. „Man lernt aber mit den Jahren nichts hinzu, weil es ja funktioniert.“ Doch gerade beim Briefeschreiben wird gern geschummelt, weiß Helmut Claas, Leiter der Volkshochschule Flensburg. „Wenn der Brief ausgedruckt gut aussieht, heißt es noch nicht, dass er gut formatiert ist.“ Auch mit Leerzeichen oder Tabs könne man einen optisch ansprechenden Brief erstellen. Möchte man diesen jedoch als Vorlage verwenden, erschwere man sich die Arbeit, wenn die Datei nicht gut formatiert ist. Auch ein einfacher Fließtext sei vielen Nutzern nicht geläufig, sagt Claas. „Formatieren sollte man am Ende. Erst schreiben.“

Doch inzwischen seien Kurse über den Umgang mit Textverarbeitungsprogrammen allein nicht mehr so stark nachgefragt, wie noch vor einigen Jahren, sagt der VHS-Leiter. „Es geht eher um die Komplettierung der Office-Kenntnisse.“ Dabei stehe die Verknüpfung verschiedener Programme und Datenbanken miteinander – wie in Excel erstellte Adresslisten mit der Vorlage für Serienbriefe in Word – im Vordergrund. „PC-Bedienung, der Umgang mit dem Internet oder E-Mail sowie Textverarbeitung laufen nebenbei mit“, berichtet Claas. Auch für Greiwing kommt es darauf an, „das Prinzip von Word zu verstehen“. „Denn wenn die Leute im Arbeitsstress sind, macht sich niemand die Mühe, es perfekt zu machen.“ Doch Office werde auch im privaten Bereich gern genutzt – beispielsweise für Rechnungen, Nebenkostenabrechnungen oder zum Verwalten von Mitgliederlisten im Verein, weiß Claas.

Immer wichtiger werde zudem der Umgang mit PowerPoint. Das Präsentations-Programm werde in Schule, Studium und Beruf immer öfter gefordert. Doch auch hier sei nicht nur das berufliche Interesse Grund für einen Besuch der Kurse: „Viele haben einfach Lust, etwas Neues zu lernen und Dinge optisch anders präsentieren zu können.“ Ob bei einer Vereinssitzung oder bei Omas 90. Geburtstag.

Häufig kämen auch Wiedereinsteiger zu den Kursen und Berufstätige, die ihre Kenntnisse vertiefen wollen – reine Anfänger seien es selten, berichtet Claas. Interessierte könnten innerhalb von einer Woche aufschließen. Inzwischen hätten auch Unternehmen den Nutzen in den Kursen erkannt und buchten Weiterbildungen für ihre Mitarbeiter. Auch Berufseinsteiger kämen in die Kurse, erzählt Claas. Diese könnten nach Schule und Studium zwar mit Word und Co. umgehen, „aber nicht gut“, sagt Claas.

Junge Menschen seien im Erlernen schnell und mutig, Ältere eher zurückhaltend und vorsichtig: „Sie wollen nichts kaputt machen.“ Jüngere hingegen hätten weniger Berührungsängste, ihre Finger „fliegen nur so über die Tastatur“. Damit hier keine zu großen Unterschiede entstehen, gebe es auch Kurse ausschließlich für Ältere. „Die Inhalte sind identisch, die Dozenten gehen aber langsamer vor und wiederholen die Inhalte häufiger“, erklärt Claas.

Reine Anfängerkurse gebe es aber im Bereich der mobilen Endgeräte: „Auch Ältere kennen den PC inzwischen, haben aber Angst vor dem Umgang mit dem Smartphone und dem Tablet“, berichtet Claas. Beispielsweise davor, in eine Kostenfalle zu tappen. Neben dem Umgang mit der neuen Technik und der Sicherheit im mobilen Internet gehe es in diesen Kursen auch um das richtige Fotografieren oder das Hören von Musik. Auch den Umgang mit Programmen wie Skype könne man lernen: „Viele wollen Kontakt halten zu Menschen überall auf der Welt“, weiß Claas. „Beispielsweise zum Enkel in Neuseeland.“ Ein Videochat via Skype habe eine andere Qualität als eine E-Mail und sei deshalb so attraktiv, erklärt der VHS-Leiter. Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene sehe man bei diesen Kursen jedoch nicht, sagt Claas. „Sie lernen das intuitiv und miteinander“, so Claas. Auch zu große Vorsicht sei hier kein Grund für Hemmungen: „Kinder kennen keine Kostenfalle.“

Tipps und Tricks

Markieren: Einzelne Wörter mit einem Doppelklick, mit drei Klicks den ganzen Absatz. Wenn in einem Satz eine Abkürzung wie usw. verwendet wird, denkt Word allerdings, dass der Satz bei der Abkürzung aufhört. Shift + Pfeiltasten markieren Wörter, Sätze, Absätze oder ganze Seiten.

Strg + S zum Speichern, Kopieren mit Strg + C und Einfügen mit Strg + V gehören zu den wichtigsten Kombinationen. Mit der Tastenkombinationen Strg + Shift + die Taste F zum Fetten oder U zum Unterstreichen. Diese sogenannten Shortcuts  funktionieren auch bei der Dateiverwaltung in Windows. Mit Strg + A lässt sich ein Word-Dokument komplett markieren, aber auch alle Dateien oder Fotos in einem Ordner. Per Kopieren und Einfügen landen sie fix in einem beliebigen Ordner oder auf einem USB-Stick.

Um schnell zu bestimmten Passagen im Textdokument zu springen, lohnt oft auch die Freitextsuche (Strg + F).

Mit der Taste F12 gelangt der Nutzer zum schnellen „Speichern unter“ von Dateien.

> Weitere Tastenkürzel gibt es auf der Microsoft-Support-Seite.

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erstellt am 30.Okt.2014 | 09:32 Uhr

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