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Pinneberger Tageblatt

03. Dezember 2016 | 16:45 Uhr

Wann kommt die Elektro-Akte?

vom
Aus der Redaktion des Pinneberger Tageblatts

verwaltung Landrat beantwortet einen Katalog mit 100 Fragen zum Thema Digitalisierung / Investition von 830 000 Euro geplant

Die Pinneberger Kreisverwaltung will in einem Pilotprojekt hunderte Regalmeter Akten in der Ausländerbehörde digitalisieren. Zum einen soll damit Raum gewonnen werden, weil das Amt aus allen Nähten platzt. Zum anderen will die Verwaltung mit der Digitalisierung den systematischen Einstieg ins E-Government, die papierlose Verwaltung, schaffen. Der Kreistag hatte die erforderlichen 830  000 Euro Anfang März aber noch nicht freigegeben (diese Zeitung berichtete). Stattdessen stellten die Kreistagspolitiker der Verwaltung etwa 100 Fragen. Die hat sie kürzlich beantwortet. Eine Auswahl:

Welche Ziele sollen mit der E-Government erreicht werden?

Für E-Government-Projekte nennt die Kreisverwaltung allgemein drei Ziele: Sie sollen den Bürgern und der Wirtschaft nutzen, sie sollen die Verwaltung modernisieren und sie sollen Datenschutz, Datensicherheit und die Harmonisierung von Informationstechnik voranbringen. In der Ausländerbehörde will der Kreis Pinneberg Personalmehrbedarf vermeiden, die Bearbeitung von Vorgängen beschleunigen, Archivfläche reduzieren, wachsende Kundenströme bewältigen, die Aktenrecherche und gleichzeitige Bearbeitung erleichtern und die Zusammenarbeit mit anderen Behörden verbessern.

Wie können die Bürger von E-Government profitieren?

Bürger profitieren laut der Verwaltung von kürzeren Bearbeitungszeiten. Auskünfte können demnach leichter erteilt werden, weil Aktenrecherche und Aktenbearbeitung gleichzeitig möglich sind. Viele Kunden verlangten zudem nach einer Ausweitung der digitalen Kommunikation. Die Verwaltung könne auch Bearbeitungsschritte automatisieren, sodass personelle Ressourcen für die individuelle Betreuung frei würden. Außerdem könnten den Bürgern Informationen leichter zugänglich gemacht werden, was die Transparenz erhöhe und politische Willensbildungsprozesse unterstütze.

Was passiert, wenn die Kreisverwaltung auf E-Government verzichtet?

Das E-Government-Gesetz auf Bundesebene ändert laut Verwaltung mehrere Gesetze in Bezug auf die elektronische Abwicklung von Verwaltungsdienstleistungen. „Spezialgesetze werden uns in den kommenden Jahren zu weiteren Digitalisierungsprojekten verpflichten“, heißt es von der Verwaltung. Schon jetzt müsse sie häufig Pflichtteile des Gesetzes berücksichtigen, etwa das Angebot der Identifizierung mit dem neuen Personalausweis.

Doch auch ohne gesetzliche Verpflichtung biete das E-Government-Gesetz den Kommunen die Voraussetzungen, um elektronische Verwaltungsdienste einzuführen und auszubauen.

Ist der Einsatz von Open-Source-Software geplant?

Für das Projekt in der Ausländerbehörde soll die bereits im Einsatz befindliche Software mit Schnittstellen gekoppelt werden. Die Schnittstellen seien oft schon vorhanden. Zusätzliche Software werde nicht benötigt, so die Verwaltung. Gleiches gelte für die meisten der angedachten E-Government-Ideen. Der Einsatz von Open-Source-Produkten erfordere meist, dass Schnittstellen erst entwickelt werden müssten. Viele Fachanwendungshersteller unterstützten nur Standardsoftware und könnten bei Problemen mit Open-Source-Produkten keine Hilfe leisten. Open-Source-Lösung könnten somit teurer als die Verwendung kostenpflichtiger Produkte sein.

Wie soll Datenmissbrauch verhindert werden?

Datenschutz wird laut Verwaltung Bestandteil jedes E-Government-Projekts sein. Ein individuelles Konzept mit einer differenzierten Darstellung von Schutzmechanismen und Risikoabwägungen werde für jedes Einzelprojekt zu erarbeiten sein. Für Mitarbeiter der Verwaltung gelte, dass Rechte und Rollen im Dokumentenmanagementsystems Inhalte vor unberechtigtem Zugriff schützen sollen. Zu Angriffen von Hackern sagt die Verwaltung: „Die Infrastruktur ist gespiegelt aufgebaut, die Netzwerkzugänge sind mit einem Firewall-System gesichert, Virenscanner sind auf allen Systemen vorhanden, Datensicherung wird täglich durchgeführt.“ Der E-Mail- und Internetverkehr sei neben der Firewall noch mit weiteren Systemen gesichert. Es würden etwa Viren in E-Mails abgefangen oder Downloads aus dem Internet von möglichen Schadprogrammen geblockt. Aktuell würden alle Standorte mit Watchguard-Firewall-Systemen ausgerüstet und die Datenübertragung auf verschlüsselte VPN-Netze umgestellt.

Hat die Kreisverwaltung bereits Erfahrungen mit E-Akten?

Im Fachdienst Straßenbau und Verkehrssicherheit werden laut Verwaltung Ordnungswidrigkeiten bereits vollständig digitalisiert bearbeitet. Bis spätestens 2018 soll der Rechtsverkehr zu den Gerichten nur noch elektronisch geführt werden. Das Testverfahren läuft. Im Fachdienst Umwelt scannen demnach zwei Mitarbeiter alle Aktenteile zur Lagerung wassergefährdender Stoffe. Im Fachdienst Finanzen und Controlling wurde die E-Rechnung eingeführt. Die Mitarbeiter scannen dort Rechnungen. Im Fachdienst Planen und Bauen werden die Bauakten von einer Mitarbeiterin gescannt.

Ist der Scan eine Fotokopie ohne Veränderungsmöglichkeit der Daten?

Die Daten können nicht verändert werden. Einzelheiten sollen laut Verwaltung in dem Pilotprojekt geklärt werden.

Werden die Papierakten nach dem Scan vernichtet?

Eine Lagerung am Arbeitsplatz soll nicht mehr erfolgen. Mittelfristig würden die Akten vernichtet. Wie lange sie aus Sicherheitsgründen noch verwahrt werden sollten, muss laut Verwaltung eine Risikoanalyse in dem Pilotprojekt ergeben.

Was geschieht bei einem Serverausfall?

Der Kommunale Zweckverband Kommunit, der für mehrere Kreise IT-Dienstleistungen übernimmt, betreibt laut Verwaltung ein gespiegeltes Rechenzentrum in zwei getrennten Brandabschnitten. Notstrombatterie und Notstromdiesel liefern unterbrechungsfrei Strom bei einem Ausfall der Versorgung. Der Brandschutz im Rechenzentrum sei verbessert worden.

Entfallen Mehrkosten für die räumliche Ausweitung der Ausländerbehörde?

Ziel der Verwaltung sei, Mehrkosten durch einen Umzug zu verhindern. Ein Umzug der Ausländerbehörde an einen anderen Standort würde aufgrund der zahlreichen Besonderheiten wie Tresorraum, spezialgefertigte Tresen, Info-Raum, Aufrufanlage, Alarmanlage, Wartebereich, Fotoautomat und Kassenautomat zumindest Kosten in vergleichbarer Höhe der veranschlagten Projektkosten verursachen.

In welcher Art und Weise sollen die Akten für die nächsten 20 bis 30 Jahre digital zur Verfügung gestellt werden?

Die E-Akten werden in Langzeitarchive überführt und in ein spezielles Leseformat, etwa PDF, gewandelt. Entsprechend unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen müssen Akten aus datenschutzrechtlichen Gründen ausgesondert werden. Eine Aufbewahrung über mehr als 20 oder 30 Jahre ist nach Angaben der Verwaltung nicht angedacht. Bestimmte Akten würden aber an Kreis- oder Landesarchiv überführt.

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